Privacy

Privacyverklaring

Deze verklaring gaat over de website www.vysscheduling.nl en over VYS 2.0, de planningssoftware van VYS Scheduling BV. Hieronder staat welke persoonsgegevens er worden verwerkt, waarvoor, en welke rechten daarbij horen.

Wie is verantwoordelijk

Deze website en VYS 2.0 zijn van:

Twee verschillende rollen

Deze verklaring maakt onderscheid tussen twee dingen die soms door elkaar lopen bij een softwarebedrijf:

  • Deze website. Wie het contactformulier invult of belt of mailt, deelt gegevens rechtstreeks met VYS Scheduling BV. Daarvoor is VYS Scheduling BV de verwerkingsverantwoordelijke.
  • VYS 2.0 zelf. Vervoersorganisaties gebruiken VYS 2.0 om hun eigen chauffeurs, klanten en leden te plannen en te factureren. Die persoonsgegevens zijn van de vervoersorganisatie: die bepaalt waarvoor ze worden gebruikt en is de verwerkingsverantwoordelijke. VYS Scheduling BV levert daarbij alleen het systeem en verwerkt die gegevens in opdracht van de vervoersorganisatie, als verwerker.

Gaat een vraag over een boeking, een factuur of gegevens bij een specifieke vervoersorganisatie, neem dan contact op met die organisatie zelf. Gaat een vraag over deze website of over VYS Scheduling BV als bedrijf, dan is VYS Scheduling BV het aanspreekpunt.

Gegevens via deze website

Bij het invullen van het contactformulier worden de ingevulde velden verwerkt: naam, organisatie (optioneel), e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, plaats, het gekozen onderwerp en het bericht zelf. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de vraag te beantwoorden, per e-mail of telefonisch, en worden niet gedeeld met derden. Ze worden niet langer bewaard dan nodig is om de vraag af te handelen en eventueel een offerte of demo te plannen.

Deze website plaatst geen trackingcookies en gebruikt geen externe statistiekdiensten zoals Google Analytics. Bezoeken tellen we wel met een eigen teller op onze eigen server: per paginabezoek het pad, de website waar u vandaan kwam, een eventueel campagnelabel uit de link, het land en het soort apparaat. In de statistieken bewaren we in plaats van het IP-adres een sleutel die elke dag wisselt, zodat we bezoekers per dag kunnen tellen maar niet over dagen of websites heen kunnen volgen. Om het land te bepalen bewaren we het IP-adres drie maanden in een opzoektabel op onze eigen server. De bezoekgegevens bewaren we 12 maanden; daarna worden ze automatisch verwijderd. De lettertypen staan op onze eigen server: er gaat bij een bezoek niets naar Google of een andere externe partij.

Persoonsgegevens in VYS 2.0

Een vervoersorganisatie kan in VYS 2.0, afhankelijk van hoe zij het systeem gebruikt, gegevens vastleggen van chauffeurs, klanten en leden, en hun contactpersonen. Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

  • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres
  • gegevens over de rit: ophaal- en afzetadres, tijden, hulpmiddelen zoals een rolstoel, en begeleiding
  • bij chauffeurs: rijbewijs- en keuringsgegevens, en de dienst waarop zij zijn ingedeeld
  • bij klanten en leden: lidmaatschapsgegevens, contactpersonen, een noodcontact of een bewindvoerder, en IBAN en incassomachtiging voor de facturatie
  • locatiegegevens van het voertuig tijdens een rit, en van de klant als die zijn locatie deelt
  • gegevens uit het contact tussen chauffeur, klant en de vervoersorganisatie, zoals berichten en meldingen

Deze gegevens worden gebruikt om het vervoer te kunnen plannen, uit te voeren, te factureren en te verantwoorden, en niet voor andere doelen. VYS Scheduling BV heeft alleen toegang voor zover dat nodig is om het systeem te laten werken en te ondersteunen.

Beveiliging

VYS 2.0 is zo gebouwd dat gegevens goed beschermd zijn:

  • persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen
  • inloggen gaat zonder wachtwoord, met een eenmalige code per e-mail, of een pincode op de boordcomputer
  • beheerders kunnen daarbovenop tweestapsverificatie gebruiken
  • elke vervoersorganisatie heeft een eigen, van andere organisaties gescheiden database
  • wijzigingen en aanmeldingen worden vastgelegd in een logboek
  • een klant of lid van een vervoersorganisatie kan zijn gegevens laten opvragen, en na uitschrijving worden de gegevens na een jaar geanonimiseerd

Andere partijen die gegevens kunnen zien

Afhankelijk van welke onderdelen een vervoersorganisatie gebruikt, kunnen gegevens terechtkomen bij partijen die daarbij helpen:

  • Voys, voor de telefonie en bellerherkenning
  • WhatsApp Business, als de organisatie berichten via WhatsApp verstuurt
  • SnelStart, Exact Online, King of Björn Lundén, als de organisatie de boekhoudkoppeling gebruikt
  • Google, voor kaarten, Street View en navigatie
  • de partij die de servers van VYS Scheduling BV host

Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over het zorgvuldig omgaan met gegevens, voor zover VYS Scheduling BV daar als verwerker verantwoordelijk voor is.

Rechten

Iedereen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, heeft het recht om deze in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, bezwaar te maken tegen het gebruik ervan, en de gegevens in een gangbaar formaat op te vragen. Gaat het om gegevens bij een vervoersorganisatie die VYS 2.0 gebruikt, dan is die organisatie het eerste aanspreekpunt, omdat zij de verwerkingsverantwoordelijke is. Komt men er samen niet uit, dan kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als er een functie bijkomt die andere gegevens verwerkt. De datum hieronder laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Laatst bijgewerkt: 21 september 2026

Vragen? App ons